meinOnlineBüro ist bereit für die E-Rechnung
Unverbindlicher und kostenloser 30-Tage Test
Wir haben unsere Cloud-Lösung entsprechend angepasst und können auch das Empfangen und Senden von E-Rechnungen anbieten. . Unsere unabhängige Software kann wie gehabt 30 Tage lang kostenlos getestet werden!
E-Rechnung empfangen – Vorschrift ab 01.01.2025
Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen.
meinOnlineBüro hat wie angekündigt Ihre Software-Lösung darauf vorbereitet.
Für mehr Details (wer ist betroffen? welche Ausnahmeregelungen und Übergangsfristen gibt es? u.v.m.) empfehlen wir den Kontakt zu Ihrem Steuerberater und die Informationen der IHK-München.
Welche E-Rechnung Formate gibt es?
Ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro müssen öffentliche Auftraggeber Rechnungen als E-Rechnungen anfordern.
Dafür stehen in Deutschland zwei Formate zur Verfügung:
XRechnung
Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann.
Aber: hier gibt es keinerlei Möglichkeiten für ein Firmendesign. Corporate Design, grafische Elemente oder eine individuelle Schriftart können nicht verwendet werden.
ACHTUNG: Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung!
ZUGFeRD
Da XRechnungen für Menschen schlecht lesbar sind, wurde das Format ZUGFeRD entwickelt.
Dieses Format ist eine PDF-Datei, in welche „unsichtbar“ eine XML-Datei integriert ist.
Somit ist die Rechnung sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar und kann an das Firmendesign angepasst werden.
Welche Angaben benötige ich für die Erstellung einer E-Rechnung?
Grundsätzlich muss eine E-Rechnung dieselben gesetzlichen Pflicht-Angaben wie eine herkömmliche Rechnung enthalten:
- Namen und Anschrift von Auftraggeber und Auftragnehmer, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie das Ausstellungsdatum.
Zusätzlich zu diesen Angaben wird auch die so genannte Leitweg-ID des Rechnungsempfängers benötigt.
- Die eindeutige Nummer aus bis zu 44 Ziffern ist die digitale Adresse des Auftraggebers und ermöglicht eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung.
- Beim Standard XRechnung wird die Leitweg-ID im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) angegeben.
- In der Regel benötigen Sie außerdem eine Lieferantenummer.
- Sowohl die Leitweg-ID als auch die Lieferantenummer erfragen Sie bei Ihrem Auftraggeber.
Müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Auch für die Archivierung von elektronischen Rechnungen gelten die sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Umsetzung bei meinOnlineBüro kurz beschrieben
Mit meinOnlineBüro können Sie die per E-mail erhaltene E-Rechnung ganz einfach erfassen. Durch den integrierten sog. E-mail Client klicken Sie nur auf den Anhang und die E-Rechnung wird im Modul Finanzen in EingangsRechnungen erfasst, verarbeitet und abgelegt.
Das Versenden findet wie gehabt im Modul Verkauf statt. Dort erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt und können statt ‚Versenden per PDF‘ ‚Versenden per E-Rechnung‘ klicken. meinOnlineBüro wandelt die Rechnung in das gewünschte Format um, die E-Rechnung wird per E-mail Anhang versendet und im Vorgang dokumentiert und abgelegt. In den Einstellungen oder auch individuell bei den Kundendaten können Sie dabei festlegen, wann eine E-Rechnung als Standard erzeugt werden soll.
