Fortschrittliche Buchhaltungssoftware für rechtssichere Prozesse gemäß GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind nicht völlig neu. Ab dem 1. 1. 2015 wurden die Grundsätze der früheren GDPdU und GoBS übernommen und durch relevante Änderungen ergänzt. Demnach muss die Software auf dem Weg zu einem papierlosen Büro alle Kriterien berücksichtigen, nach denen z. B. bei der Rechnungsstellung Buchhaltungsbelege zu erfassen, zu bearbeiten und zu archivieren sind.
Die richtige Software zur Einhaltung der Grundsätze in der digitalen Buchhaltung
Die zu verwendenden Programme, ob auf digitalen Rechnern oder in der Cloud, müssen in der Lage sein, die Gleichbehandlung von elektronischen Belegen und Papierbelegen in der Buchhaltung einschl. Rechnungsstellung zu gewährleisten. Zudem dürfen sie keine Manipulationen an den benutzten EDV-Systemen, beispielsweise an elektronischen Registrierkassen, zulassen. Alle Vorgaben der GoBD für eine ordnungsgemäße digitale Buchführung müssen mit Hilfe der Software umgesetzt werden können.
Richtlinien der GoBD für digitale Buchhaltung
Die GoBD legen detailliert fest, welche einzelnen Bereiche in der digitalen Buchhaltung zu berücksichtigen sind und wie dies zu geschehen hat. Hierzu gehören insbesondere Ordnung und Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Nachprüfbarkeit und die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht. Hinzu kommt eine umfassende Verfahrensdokumentation, die die Techniken und Schritte sowie die handelnden Personen nachhält. Ein digitales Kontrollsystem dokumentiert zusätzlich die Trennung der verschiedenen Funktionen im Unternehmen.
Fazit
Was früher GDPdU und GoBS bestimmten, gibt heute für die digitale Buchhaltungssoftware der Leitfaden GoBD der Finanzverwaltung von November 2014 vor. Dies berücksichtigen Online-Fachbereiche wie www.gruendercheck.com, wenn sie beispielsweise für Unternehmensgründer Informationen zur Digitalisierung ihrer Finanzen bereit halten.
